Kev sib txuas lus kab rov tav: cov ntsiab lus yooj yim, hom, kev tswj hwm hauv ib lub koom haum

2024 Tus sau: Howard Calhoun | [email protected]. Kawg hloov kho: 2023-12-17 10:28

Kev sib txuas lus feem ntau hu ua ntau hom kev hloov ntaub ntawv. Raws li kev lag luam ib puag ncig, nws yog ib txwm ua kom paub qhov txawv ntawm kev sib txuas lus ntsug thiab kab rov tav. Txhua tus ntawm lawv muaj nws tus yam ntxwv, cov yam ntxwv ntawm kev sib cuam tshuam ntawm cov neeg koom. Kab lus no yuav tshawb txog qhov no kom ntxaws ntxiv. Cia peb qhia txog qhov sib txawv tseem ceeb ntawm cov kev sib txuas lus no.

Qhov no yog dab tsi?

Ua ntej, xav txog lub ntsiab lus tseem ceeb. Yog li, kev sib txuas lus yog cov txheej txheem ntawm kev hloov ntaub ntawv siv los ntawm tib neeg. Nws tuaj yeem tshwm sim hauv ntau hom:

• Qhia meej. Qhov no yog siv cov lus hais, ntawv nyeem lossis qee yam duab nraaj, pom, thiab lwm yam.
• Implicit. Kev sib txuas lus los ntawm kev hais lus tsis yog lus piav tes piav taw, lub ntsej muag qhia, qee yam ntawm lub ntsej muag.

Raws li lub ntsiab lus ntawm kev lag luam kev sib txuas lus, lawv yog cov hauv qab no:

• Kev sib ntsib.
• Video conference.
• Email.
• sib tham hauv xov tooj.
• Tus kheejsib tham.
• Siv Internet technologies (chats, instant messengers).
• Kev xa xov xwm.

Nws yog ib txwm ua los ntawm kev sib txuas lus hauv qab no:

• Senders. Cov no yog cov neeg uas tsim, encode cov ntaub ntawv thiab xa mus rau lwm tus neeg koom hauv cov txheej txheem.
• lus. Cov lus qhia tshwj xeeb ntawm tus xa xov tooj.
• Nkauj hmoob channel. Ntawm no txhais tau tias kev sib txuas lus sawv tawm, ib puag ncig uas cov ntaub ntawv tuaj yeem nthuav tawm.
• Tus neeg txais. Tus neeg uas cov ntaub ntawv raug xa mus. Ib lub ntsiab lus uas txhais cov ntaub ntawv.

pab pawg sab hauv thiab sab nraud

Kev sib txuas lus ntsug thiab kab rov tav hauv ib lub koom haum yog cov pawg hauv cov xwm txheej.

Kev sib txuas lus lag luam feem ntau muab faib ua sab nraud thiab sab hauv. Cov yav tas yog sawv cev los ntawm kev sib txuas lus uas tshwm sim ncaj qha nyob rau hauv lub koom haum, tshwj xeeb tshaj yog, ntawm ib tug neeg ua hauj lwm, departments, workshops, divisions ntawm lub tuam txhab. Kev sib txuas lus sab nraud yog kev sib txuas lus nrog cov chaw sab nraud. Lawv tuaj yeem yog cov neeg cog lus, cov khoom muag, cov neeg siv khoom, cov koom haum pabcuam, cov neeg sawv cev ntawm tsoomfwv cov koomhaum, thiab lwm yam.

Thiab, kev sib txuas lus sab hauv hauv lub koom haum yog sawv cev los ntawm kab rov tav thiab ntsug, nrog rau kev sib txuas lus. Vertical sawv daws yuav muab faib ua ob pawg ntxiv:

• Rov qab (hauv qab-up hauv paus ntsiab lus).
• Hierarchical (sab saum toj-down hauv paus ntsiab lus).

Ntawm nonthuav tawm ntau yam yuav tau tham nyob rau hauv kom meej nyob rau hauv tsab xov xwm.

Kev sib txuas lus kab rov tav

Koj txhais li cas? Kab rov tav kev sib txuas lus yog kev sib pauv ntawm cov neeg ua haujlwm, cov ntaub ntawv kev lag luam ntawm cov neeg ua haujlwm ua haujlwm zoo ib yam, sib npaug ntawm lub tuam txhab. Ntawm no kev sib txuas lus tuaj yeem cuam tshuam ob qho tib si ntawm cov neeg ua haujlwm ntawm tib lub rhiav, kev faib, ceg, thiab ntawm cov neeg ua haujlwm sib npaug ntawm cov chaw ua haujlwm thiab cov ceg ntoo.

Kev sib txuas lus kab rov tav yog kev sib txuas lus ntawm cov thawj coj uas muaj peev xwm ua tau zoo ib yam, nrog rau ntawm cov neeg ua haujlwm uas muaj tib pawg, nyob hauv txoj haujlwm sib npaug, muaj kev sib npaug ntawm lub hwj chim thiab lub luag haujlwm.

Kev sib txuas lus kab rov tav hauv ib lub koom haum yog qhov tsim nyog ua ntej los tsim kom muaj kev noj qab haus huv, phooj ywg, nyiam ua haujlwm. Qhov no yog lub koom haum ntawm kev sib txuas lus ua lag luam, muaj txiaj ntsig zoo. Ib txoj hauv kev zoo ntawm kev sib txuas lus kab rov tav tso cai rau koj ua tiav cov txiaj ntsig zoo raws li cov txiaj ntsig ntawm kev ua haujlwm ntawm txhua tus tswv cuab ntawm pab pawg.

muaj teeb meem tshwm sim

hom kev lag luam sib txuas lus no tuaj yeem cuam tshuam los ntawm qee yam teeb meem. Nov yog cov ntsiab lus tseem ceeb ntawm kev sib txuas lus kab rov tav hauv kev tswj hwm:

• Siv cov lus tshaj lij tshaj lij. Tej zaum nws yuav tsis nkag siab rau cov neeg ua haujlwm tshiab, cov neeg ua haujlwm ntawm lwm lub tuam tsev.
• Kev tsis sib haum xeeb txog qhov tseem ceeb ntawm lawv qhov chaw tshwj xeeb, lawv cov haujlwm tshwj xeeb.
• Txo kev sib txuas lus lag luam rautsev neeg, sib tham txog tej teeb meem ntawm tus kheej. Qhov tshwm sim ntawm cov lus xaiv no, kev sib tham tom qab koj lub nraub qaum, kev sib tham uas cuam tshuam los ntawm kev ua haujlwm.
• Kev ua tau zoo ntawm kev sib txuas lus lag luam yuav txo qis vim qhov pom ntawm kev nyiam, kev tsis nyiam ntawm tus kheej, thiab lwm yam.

Kev daws teeb meem

Txhawm rau kom muaj kev sib txuas lus sab hauv kab rov tav hauv tuam txhab los ntawm cov teeb meem zoo li no, tus thawj coj yuav tsum ua cov hauv qab no:

• Nug cov tub txib, cov npoj yaig kom sib txuas lus ua lus nkag siab rau txhua tus, txhawm rau txiav txim siab cov lus tshaj lij.
• Tswj kev sib txuas lus ntawm koj cov tub txib, tshem tawm kev tsis sib haum xeeb thiab kev tsis nkag siab ntawm lawv.
• Tuav lub rooj sib tham, suav nrog cov neeg tsis raug cai, kom cov neeg ua haujlwm sib txuas lus.

Vertical type

Kev sib txuas lus kab rov tav yog kev sib txuas lus ntawm cov neeg ua haujlwm ntawm tib lub koom haum, kev sib txuas lus kev lag luam ntawm cov neeg ua haujlwm ntawm tib lub tuam tsev, kev cob qhia, ua haujlwm sib luag. Kev sib txuas lus ntsug hauv ib puag ncig kev lag luam yog kev hloov cov ntaub ntawv ntawm kev tswj hwm thiab cov neeg ua haujlwm. Nws suav nrog cov ntawv hauv qab no:

• Orders.
• Recommendations.
• Orders.

Qhov no yog xa los ntawm tus thawj coj mus rau nws cov subordinates. Cov neeg ua haujlwm xa cov ntawv ceeb toom, cov lus, cov lus ceeb toom, thiab lwm yam hauv kev teb rau tus thawj tswj hwm.

Kev sib txuas lus ntsug tau muab faib ua ob hom:

• Nruab nrab ntawm cov tuam tsev, kev faib, kev cob qhia nyob rau ntawm qib sib txawvhauv tuam txhab.
• Ncaj nraim ntawm subordinates thiab cov thawj coj corps.

Kev hloov cov ntaub ntawv ntawm no muaj nyob rau hauv ob daim ntawv - nqes dej (hierarchical) thiab ntws (rov qab). Wb qhia lawv tshwj xeeb.

Top-down group

Ntawm no cov ntaub ntawv yuav los ntawm qib siab ntawm hierarchy mus rau qis dua. Qhov ntawd yog, los ntawm tus thawj coj mus rau nws cov subordinates. Hauv pab pawg no, cov ntaub ntawv hauv qab no ntawm kev sib txuas lus lag luam tuaj yeem paub qhov txawv:

• Orders thiab xaj. Tej zaum yuav muaj nrog cov lus piav qhia txog kev ua tiav cov hom phiaj, ua haujlwm, siv qee cov tswv yim thiab cov txheej txheem.
• Cov ntaub ntawv-kev soj ntsuam ntawm kev siv zog ntawm cov tub txib.
• Txhawb nqa thiab tswj.
• Kev txhawb siab rau cov neeg ua haujlwm.

Hierarchical subtype issues

Teeb meem ntawm kev lag luam kev sib txuas lus ntawm hom "sab saum toj-down" (kev sib txuas lus ntawm tus thawj tswj hwm nrog nws cov subordinates) suav nrog cov hauv qab no:

• tsis nkag siab. Tej zaum yuav muaj qhov xwm txheej uas cov thawj coj thiab cov neeg ua yeeb yam hais lus sib txawv - ob qho tib si hais thiab piv txwv. Txawm hais tias Lavxias tau raug xaiv kom meej meej raws li cov lus ntawm kev sib txuas lus, ntau theem ntawm kev cob qhia kev ua haujlwm tseem yuav tawm hauv chav rau kev nkag siab yuam kev. Piv txwv li, yog tias tus thawj coj ua phem rau cov kws tshaj lij, cov lus qhia hauv kev sib txuas lus nrog cov neeg ua haujlwm tsis muaj peev xwm. Lwm qhov piv txwv: lub taub hau ntawm lub tuam txhab thoob ntiaj teb tsis tuaj yeem nrhiav ib hom lus nrog cov neeg ua haujlwm uas yog cov neeg sawv cev ntawm lwm haiv neeg kab lis kev cai. Lawv, txawm paub ib hom lus txawv teb chaws, tej zaum yuav tsis to taub lub peculiarities ntawm kev hais lus ntawm nws haiv neeg hais lus - tib abbreviations, jargon, lo lus ua si.
• Ntau cov ntaub ntawv. Cov thawj coj tsis tas yuav xa cov ntaub ntawv tsim nyog hauv tus nqi tsim nyog. Hauv qee qhov xwm txheej, txoj haujlwm uas tau muab rau yog qhov nyuaj rau tus thawj coj ua kom tiav vim tsis muaj cov ntaub ntawv tsim nyog. Thiab lwm qhov xwm txheej, tus neeg ua yeeb yam raug kev txom nyem los ntawm qhov xav tau los kawm tsis tu ncua, tsis muaj txiaj ntsig, cov ntaub ntawv tsis cuam tshuam.

Pab pawg hauv qab

Nov yog cov ntaub ntawv xa los ntawm cov tub txib mus rau tus thawj coj. Cov ntawv hauv qab no sawv tawm ntawm no:

• Memorials.
• Reports.
• Cov lus ntawm theem ntawm kev ua tiav.
• Qhia txog qhov tshwm sim ntawm qhov teeb meem uas tsis tau pom dua hauv chav kawm ntawm kev daws cov haujlwm pabcuam.
• Cov lus pom zoo nrog cov tswv yim tshiab, txoj hauv kev los txhim kho kev tsim khoom, qhia cov thev naus laus zis tshiab thiab cov txheej txheem ntawm kev ua haujlwm hauv tuam txhab.

Cov lus teb zoo li no tsis yog qhov tseem ceeb rau cov thawj coj tshaj li muab lawv xaj rau lawv tus kheej. Nws yog los ntawm subordinates uas koj tuaj yeem tau txais cov ntaub ntawv tseeb txog lub xeev ntawm cov tuam txhab. Cov ntaub ntawv no tso cai rau peb los soj ntsuam kev sib koom ua ke, txhawm rau txheeb xyuas qhov tsis txaus siab ntawm cov neeg ua haujlwm hauv lub paj.

Rov qab teeb meem subtype

Cov lus teb ntawm cov neeg ua yeeb yam thiab kev tswj hwm tuaj yeem ua rau muaj teeb meem hauv qab no:

• Cov tub txib tsis tshua xa cov lus tawm tswv yim tsis zoo, kev tsis txaus siab rau lawv txoj kev tswj hwm txawm hais txog cov yam uas zoo heevloj. Yog vim li cas yooj yim - ntshai raug rho tawm haujlwm.
• Ntau zaus, txawm tias cov lus pom thiab cov lus qhia xa los ntawm cov neeg ua haujlwm tseem tsis tau teb. Qhov laj thawj yog kev ua haujlwm ntau dhau ntawm tus thawj coj, lossis nws tsis muaj kev hwm rau nws tus kheej cov neeg ua haujlwm. Nws xav tias nws tsis tseem ceeb rau kev txheeb xyuas lawv cov lus. Hauv kev teb, cov neeg ua haujlwm tau ntseeg tias cov lus teb no tsis muaj txiaj ntsig.
• Kev thuam yuav tsis ncav cuag nws qhov kawg nkaus. Piv txwv li, nyob rau hauv rooj plaub thaum ib tug neeg ua hauj lwm xa ib tsab ntawv mus rau CEO nrog ib tug tsis txaus siab txog nws ncaj qha kev tswj. Tus thawj coj hauv qab no tuaj yeem tiv thaiv cov lus tawm tswv yim, vim nws yuav ua rau muaj qhov tsis zoo rau nws.
• Rau qhov kev qhia meej ntawm cov ncauj lus tsis meej, pab daws cov teeb meem uas tau tshwm sim sai sai, feem ntau, cov neeg ua haujlwm nyiam tig mus rau cov npoj yaig es tsis yog cov thawj coj. Qhov laj thawj yog vim li cas lawv tsis vam tias yuav tau txais kev pabcuam puv ntoob, tsim nyog, lawv ntshai tsam lawv yuav raug liam tias tsis muaj peev xwm.
• Feem ntau muaj thaj chaw, thaj chaw vim qhov ua tsis tau zoo ntawm kev sib txuas. Cov chaw ua haujlwm uas cov neeg ua haujlwm hauv qab thiab cov neeg ua haujlwm tswj hwm tuaj yeem nyob hauv ntau thaj chaw ntawm kev sib hais haum, thiab txawm nyob hauv ntau lub nroog, xeev.

Txoj kev daws teeb meem

Txhua yam teeb meem saum toj no tuaj yeem daws tau raws li hauv qab no:

• Txhais cov ntawv tsis qhia npe thiab email lub thawv uas cov neeg ua haujlwmyuav tuaj yeem xa cov ntawv tsis txaus siab thiab cov lus qhia.
• Tsim lub kaw lus kom muab nqi zog rau cov neeg ua haujlwm uas siv cov lus teb los ntawm kev tswj hwm.
• Tsim kev sib txuas lus ntawm tus neeg ua haujlwm yooj yim thiab tus thawj coj loj yam tsis muaj kev cuam tshuam nruab nrab hauv daim ntawv qhia ncaj qha rau cov neeg ua haujlwm.
• Qhia kev sau npe ntawm txhua qhov kev thov rov hais dua tau txais los ntawm cov thawj coj los ntawm cov neeg ua haujlwm hauv qab nrog qhov xav tau tshaj tawm txog cov kev ntsuas tau teb.